Evenementenvergunning aanvragen

U wilt een grootschalig evenement organiseren. Dat kan bijvoorbeeld een braderie, kermis, optocht, feest of festival, herdenkingsplechtigheid, toertocht of hardloopwedstrijd zijn. U vraagt hiervoor een evenementenvergunning aan. 

Vraag de vergunning voor een A-evenement aan »

Vraag de vergunning voor een B- of C-evenement aan »

Dit moet u weten

  • Organiseert u een kleinschalig evenement, dan is het nodig dat u het evenement meldt
  • Er zijn 3 categorieën evenementen:
    • A-evenement: dit zijn evenementen met een gering risico. Het heeft een beperkte invloed op de omgeving en de gevolgen voor het verkeer zijn minimaal. Voorbeelden zijn een optreden, een muziekvoorstelling op een winkelplein, een braderie of een wandeltocht
    • B-evenement: dit zijn evenementen met een hoger risico. De invloed op de samenleving en het verkeer zijn groter. Voorbeelden zijn de avond4daagse, het VakantieSpel en de kleinere Jaarmarkten in de kernen
    • C-evenement: dit zijn evenementen met het hoogste risico. De invloed op de samenleving en het verkeer kunnen merkbaar zijn. Voorbeelden zijn de Carnavalsoptocht Kwakveen in Boskoop, Trekkertrek in Koudekerk aan den Rijn of het Zomerspektakel aan het Meer 
  • De gemeente bepaalt in welke categorie uw evenement valt. Dit is afhankelijk van een risicoscan en de adviezen van partners. Als u twijfelt onder welke categorie uw evenement valt, kunt u een e-mail sturen naar evenementen@alphenaandenrijn.nl
  • Als u alcohol schenkt, heeft u een Ontheffing voor alcohol schenken nodig
  • Is het evenement in een gebouw? Dan moet u soms een melding Brandveilig gebruik van gebouwen doen
  • Als u bij het evenement drones, helikopters of heteluchtballonnen inzet, dan is een Luchtruimgebruikvergunning nodig
  • Speelt u tijdens het evenement een spel waarin gegokt wordt? Meld dit via de pagina Melding van een klein kansspel
  • Wilt u met een voertuig in het afgesloten gebied van Boskoop of Alphen aan den Rijn rijden? Dan heeft u een Ontheffing gebruik voetgangersgebied nodig

A-evenementen

  • U stuurt de aanvraag minimaal 8 weken voor het evenement compleet in. Dit is inclusief alle benodigde bijlagen:
    • Een plattegrond van het evenemententerrein met hierop alle objecten
    • De bewonersbrief. Hierin stelt u de omwonenden/omliggende bedrijven en verenigingen op de hoogte van uw evenement en de activiteiten. Deze brief verstuurt u minimaal 10 dagen voor het evenement
  • Is er kans op overlast tijdens het evenement? Geef dan antwoord op deze vragen in uw aanvraag:
    • Zijn er hulpdiensten zoals politie en ambulance nodig?
    • Is er overlast voor verkeer mogelijk?
    • Hoe zit het met de openbare orde, gezondheid en veiligheid?
    • Is er kans op schade aan natuur, milieu of aan de bomen, planten of gebouwen in de buurt?
  • Indien van toepassing, voeg ook onderstaande informatie toe als bijlage:
    • Een draaiboek of veiligheidsplan
    • Een verkeersplan (deze stelt u op als er sprake is van parkeerdrukte of wegomleidingen)
    • Als u objecten zoals een podium of tent wilt plaatsen: stuur de constructietekeningen en berekeningen (bouwboek) mee

B-evenementen

  • U meldt het evenement uiterlijk aan op 14 oktober in het jaar voorafgaand aan het evenement
  • Na 10 november in het jaar voorafgaand aan het evenement, krijgt u bericht of wij uw evenement op de kalender plaatsen
  • U stuurt de aanvraag minimaal 13 weken voor het evenement compleet in. Dit is inclusief alle benodigde bijlagen:
    • Een plattegrond van het evenemententerrein of de route van het evenement, met hierop zichtbaar alle objecten, de vluchtwegen, de schaal waarop het is afgebeeld, een pijl die in richting van het noorden wijst en meer. Als er tijdens het evenement een route wordt gelopen, dan laat u de routes op een plattegrond zien en zijn deze uitgeschreven per tijdstip
    • De bewonersbrief. Hierin stelt u de omwonenden/omliggende bedrijven en verenigingen op de hoogte van uw evenement en de activiteiten. Deze brief verstuurt u minimaal 10 dagen voor het evenement
    • Als u objecten zoals een podium of tent wilt plaatsen: stuur de constructietekeningen en berekeningen (bouwboek) mee
    • U stuurt bewijs in dat de eigenaar van het terrein u toestemming geeft voor het evenement. Als de gemeente de eigenaar van het terrein is, is dit niet nodig
    • Het draaiboek
    • Het veiligheidsplan. Hierin staan de maatregelen die u neemt om het evenement tot een aanvaardbaar veiligheidsniveau te brengen. Onderdeel hiervan is een zorgplan
    • Het beveiligingsplan. Hierin staat hoe de beveiligers worden ingezet
    • Het tentboek. Het is noodzakelijk dat deze in de Nederlandse taal is
    • Het certificaat dat aantoont dat het tentdoek van de tent(en) brandveilig is
    • Een plattegrond van de tent(en) op schaal. Hierop staan de objecten in de tent(en) aangegeven en daarbij de afmetingen
    • Het certificaat van goedkeuring van de speeltoestellen of luchtkussens. Vraag dit certificaat op bij de verhuurder
    • Als er foodtrucks op het evenement zijn: geef op een plattegrond aan in welke foodtrucks er wordt gebakken en/of gebraden
    • Het afvalplan (schoonplan). Dit is nodig om aan te geven wat uw plan is met de afvalstroom
    • U dient een verkeersplan in, waar het volgende in staat:
      • De calamiteitenroutes
      • De rijrichtingen van de gebruikte wegen/paden
      • De parkeerterreinen en de aantallen vervoersmiddelen die er worden verwacht
      • Plattegronden. Geef hierop aan waar de verkeersregelaars staan en welke verkeersborden op welke plek komen (bebordingsplan)
      • De inzet van het aantal verkeersregelaars (bij iedere afzetting)
      • De gegevens van de contactpersoon voor het verkeersplan
      • Beschrijf de route van de plaats(en) waar muziek wordt gedraaid
      • Beschrijf de route van de geluidswagen(s)
      • Beschrijf de afsluiting van de wegen

C-evenementen

  • Alle genoemde punten uit de B-categorie gelden ook voor C-evenementen. Er zijn 2 aanvullingen: 
    • 6 maanden voor het evenement is er overleg met gemeente, politie en brandweer
    • Een zorgplan

Kosten

  • A-evenement: € 100
  • B-evenement: € 300
  • C-evenement: € 700

U betaalt voor het in behandeling nemen van de aanvraag. Er zijn soms extra kosten: 

  • U levert de complete aanvraag niet op tijd aan
  • Het evenement is op meerdere dagen
  • U wijzigt tussentijds het evenement
  • U organiseert het evenement op een zondag
  • Het evenement stelt verkeersregelaars aan

Na uw aanvraag

Uw aanvraag en verleende vergunning publiceert de gemeente in de Week in beeld. Belanghebbenden kunnen hierop reageren. Wij kunnen besluiten om het evenement niet door te laten gaan. Wij kunnen ook besluiten het evenment in aangepaste vorm door te laten gaan.

Extra informatie